Yetki, rolle verilir, kişiyle değil.

Beş rol, küçük ve orta ölçekli Türk bürolarının çoğunu karşılar. Mono sayı, rolün göreli yetki genişliğini 100 üzerinden gösterir.

• Ortak / yönetici
• Avukat
• Stajyer
• Asistan / sekreter
• Muhasebe

1. 01/05

   Ortak / yönetici

   Yetki genişliği 100/100

   Görür

   Tüm dosyalar, finans, kullanıcılar

   Yapar

   Rol ve izin atar, kullanıcı ekler, raporları görür

   Yapamaz

   Şirket sahibinin rolünü devredilen yetkiyle değiştiremez

2. 02/05

   Avukat

   Yetki genişliği 75/100

   Görür

   Atandığı dosyalar ve müvekkilleri

   Yapar

   Dava, süre, duruşma ve belge yönetir; yapay zeka kullanır

   Yapamaz

   Kullanıcı ve rol ayarlarını değiştiremez

3. 03/05

   Stajyer

   Yetki genişliği 40/100

   Görür

   Atandığı dosyalar, salt okuma

   Yapar

   Not ekler, belge hazırlığına destek verir

   Yapamaz

   Fatura, ödeme ve ayarlara erişemez

4. 04/05

   Asistan / sekreter

   Yetki genişliği 45/100

   Görür

   Müvekkil kartları, ajanda, randevular

   Yapar

   Başvuru ve randevu girer, belge yükler

   Yapamaz

   Dava içeriğini değiştiremez, finansı görmez

5. 05/05

   Muhasebe

   Yetki genişliği 35/100

   Görür

   Fatura, masraf, tahsilat

   Yapar

   Fatura keser, ödeme takibi yapar

   Yapamaz

   Dava ve belge içeriğine erişemez

Kurgusal bir büro stajyer rolü tanımlar, izinleri işaretler, kullanıcıyı davet eder ve sonucu denetim kaydında görür. Ekranda her adımda yalnız bir şey değişir.

1. 01/05

   Rol tanımlanır

   Yönetici yeni bir rol açar: Stajyer. Rol, kişiye değil göreve verilir; aynı rol sonra başka stajyerlere de atanabilir.

2. 02/05

   İzinler işaretlenir

   Dava dosyalarını, müvekkil kayıtlarını ve belgeleri okuma izni işaretlenir. Fatura, ayarlar ve yapay zeka asistanı işaretsiz kalır; erişim yoktur.

3. 03/05

   Kullanıcı davet edilir

   Zeynep Çelik Stajyer rolüyle davet edilir. Davet kabul edilene kadar hesap etkin sayılmaz.

4. 04/05

   Kullanıcının menüsü ve dosyaları daralır

   Zeynep Çelik giriş yaptığında yalnız Dosyalar, Müvekkiller ve Belgeler menülerini ve kendisine atanan üç dosyayı görür; büronun diğer dosyaları listesinde yer almaz.

5. 05/05

   Her değişiklik denetim kaydına yazılır

   Rolün oluşturulması, izinlerin verilmesi, davet ve ilk giriş; kim, ne zaman ve hangi kayıtta olduğuyla denetim kaydında görünür.

Roller ve izinler

RollerKullanıcılarDenetim kaydı

Ortak / yönetici

Avukat

Muhasebe

StajyerYeni rol

Stajyer izinleri

✓Dava dosyalarıErişim yok

✓Müvekkil kayıtlarıErişim yok

✓BelgelerErişim yok

✓Fatura ve ödemeErişim yok

✓Kullanıcı ve rol ayarlarıErişim yok

✓Yapay zeka asistanıErişim yok

‹›

01/05

Rol tanımlanır

En az yetki ilkesi basittir: her kullanıcıya yalnızca işini yapması için gereken erişim verilir, daha fazlası verilmez. Fazla yetkinin maliyeti çoğu zaman bir hata ya da kötü niyet olduğunda ortaya çıkar; o güne kadar sessizce biriken bir risktir.

Hukuk bürosunda bu ilkenin iki ağır dayanağı vardır. Birincisi avukatlık sırrıdır: Avukatlık Kanunu'nun 36. maddesi avukatın görevi dolayısıyla öğrendiklerini açığa vurmasını yasaklar, Türkiye Barolar Birliği Meslek Kuralları'nın 37. maddesi ise avukatın yardımcılarının ve stajyerlerinin sırra aykırı davranışını önleyecek tedbirleri almasını ister. İkincisi KVKK'dır: 6698 sayılı Kanun'un 12. maddesi veri sorumlusunu, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi önlemek için gerekli teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlü kılar. Rol tasarımı, bu iki yükümlülüğün gündelik karşılığıdır.

Üç erişim tasarımında yetkinin genişliği

Herkese tam yetki

Tüm dosyalar, herkese açık

Rol bazlı erişim

Rolün işi kadar

Rol ve atama bazlı erişim

Yalnız atandığı dosyalar

• Önce kimin hangi işi yaptığını yazın, sonra rolleri kurun.
• Yetkiyi kişiye değil role bağlayın; kişi değişince rol aynı kalır.
• Şüphede yetkiyi vermeyin, gerekçeli talep gelince açın.

Meslek Kuralları'nın 37. maddesi, avukatın yardımcılarının, stajyerlerinin ve çalıştırdığı kişilerin de meslek sırrına aykırı davranışlarını engelleyecek tedbirleri almasını açıkça ister. Başka bir deyişle stajyerin ya da asistanın yaptığı bir ihlal için de sorumluluk avukattadır; bu yüzden onlara verdiğiniz yetki bir güven değil, bir tedbir kararıdır.

Pratikte stajyere atandığı dosyalarda salt okuma ve not ekleme yetkisi, asistana ise müvekkil kartı, randevu ve belge yükleme yetkisi yeter. İkisine de finans, kullanıcı yönetimi ve toplu dışa aktarma kapalı olmalıdır. Çalışma ilişkisi başlarken gizlilik taahhüdünü yazılı alın; bu yükümlülük görevden ayrıldıktan sonra da sürer.

Aynı müvekkil kartında iki farklı görünüm

Çalışan ayrıldığında erişimin hemen kapanması gerekir; çünkü ayrılan kişi, sistem açık kaldığı sürece büronun müvekkil verisine ulaşabilen bir dış kişidir. KVKK'nın 12. maddesinin 4. fıkrası, verileri öğrenen kişilerin bunları hukuka aykırı biçimde açıklayamayacağını ve bu yükümlülüğün görevden ayrıldıktan sonra da süreceğini söyler; erişimi kapatmak bunun teknik karşılığıdır.

HukukBis'te kullanıcıyı ekipten çıkardığınızda açık oturumları kapatılır ve erişimi sonlandırılır. Yine de prosedürü yazılı tutun; aşağıdaki akış çoğu büro için yeterli bir iskelet sunar.

Ayrılma gününden sonraki adımlar

1. Gün 0

   Hesabı kapatın

   Kullanıcıyı ekipten çıkarın; oturumlar kapanır ve erişim sonlanır.

2. Gün 0

   Dosyaları devredin

   Sorumlu olduğu dosyaları ve alarmları başka avukata atayın.

3. Gün 0

   Paylaşımları tarayın

   Müvekkile gönderilmiş belge paylaşım linklerini gözden geçirin.

4. Gün 1

   Cihaz ve e-posta

   Kurumsal e-posta, cihaz ve ortak hesap parolalarını değiştirin.

5. Gün 7

   Kayıtları inceleyin

   Son dönemdeki erişim ve aktivite kayıtlarına bakın.

6. Sürekli

   Gizlilik yükümlülüğünü hatırlatın

   Yükümlülüğün ayrılıştan sonra sürdüğünü yazılı bildirin.

Yetki tasarımı, hesabı ele geçirilen birinin yetkisi de geçerli sayıldığında anlamsızlaşır. İki adımlı doğrulama parolanın tek başına yetmediği bir ikinci doğrulama ekler. Önce yönetici ve ortak hesaplarında, mümkünse tüm kullanıcılarda açın. HukukBis'te iki adımlı doğrulama kullanılabilir; ayrıca parola politikası 12 ila 128 karakter uzunluk ister ve oturumlar sunucu tarafında yönetilir.

Mevzuat MFA'yı adıyla zorunlu kılmaz. KVKK'nın 12. maddesi uygun güvenlik düzeyi arar; bu düzeyin içeriği riske bağlıdır ve müvekkil sırrı taşıyan bir sistemde ikinci adım makul bir beklentidir.

İki adımlı giriş akışı

1. 01Parola. Kullanıcı e-posta ve parolasını girer.
2. 02İkinci adım. Ek bir doğrulama kodu ya da onay istenir.
3. 03Rolün yetkisi. Yalnız rolün izin verdiği ekranlar açılır.

Yetkiyi bir kez kurmak yetmez; kullanımını da gözlemlemek gerekir. Kimin hangi kaydı ne zaman değiştirdiğini gösteren kayıtlar hem hata ayıklamada hem ihlal incelemesinde hem de bir yetkiyi daraltma kararında dayanaktır. HukukBis'te her davanın aktivite günlüğü kronolojik tutulur ve denetim kayıtları saklanır.

Çeyrekte bir rol ve kullanıcı listesini gözden geçirin: artık çalışmayan hesap var mı, bir rolün kapsamı büyümüş mü, aynı kişide gereğinden fazla rol birikmiş mi? Bu inceleme yarım saatlik bir iştir ve çoğu zaman en değerli yetki düzeltmesini bu sırada yaparsınız.

Örnek aktivite kaydı

1. 09:12

   Av. Demo

   Aşama değiştirdi 2026/42 E.

2. 09:40

   Asistan A

   Randevu ekledi Müvekkil A

3. 11:05

   Muhasebe B

   Fatura gönderdi Fatura 1042

4. 14:20

   Stajyer C

   Not ekledi 2026/42 E.

Matris, rol tasarımının kontrol listesidir. Satırlara büronun kaynaklarını, sütunlara rolleri yazarsınız; her hücre bir karardır. Boş ya da kararsız hücre bırakmayın, çünkü kararsız hücre çoğu zaman gizli bir tam yetkiye dönüşür.

HukukBis'te bu matris doğrudan uygulamaya geçer: roller büronuza göre özelleştirilebilir ve ince taneli izinlerden istediğiniz kombinasyon role atanır. İzinler kaynağa ve işleme göre ayrılır; örneğin dava okuma ile dava güncelleme ayrı izinlerdir. Aşağıdaki tablo bir başlangıç taslağıdır.

Sınırlı yazma: Sınırlı yazma, rolün işiyle ilgili ve atandığı kayıtlarda yazma anlamına gelir.

Rol sayısı büronun büyüklüğüyle değil, işin bölünmesiyle artar. Üç örnek taslak:

1. 01/03

   Üç kişilik büro

   Küçük bürolarda üç rol yeter: yönetici avukat, avukat ve asistan. Muhasebeyi yönetici üstlenir; asistan finansı görmez.

   Yönetici avukat

   01

   Avukat

   01

   Asistan

   01

2. 02/03

   On iki kişilik büro

   İş bölündükçe muhasebe ve stajyer rolleri ayrılır. Avukatlar yalnız atandıkları dosyaları yazar, ortaklar tümünü görür.

   Ortak

   02

   Avukat

   05

   Stajyer

   02

   Asistan

   02

   Muhasebe

   01

3. 03/03

   Şirket hukuk departmanı

   Departmanda dış vekil, iç avukat ve raporlama kullanıcısı ayrılır; dış vekile yalnız kendi dosyaları açılır, yönetim raporu kullanıcıları salt okur.

   Hukuk müdürü

   01

   İç avukat

   04

   Dış vekil

   03

   Raporlama

   01