01/11
Bir Excel dosyası kayıtlara nasıl dönüşür?
Kurgusal bir büronun dört satırlık dava listesi, aşağıda baştan sona aktarılır. Adımlar kendiliğinden ilerler; duraklatıp istediğiniz adıma geçebilirsiniz.
- 01/05
Büronun dava listesini içeren dosyayı seçersiniz. HukukBis ilk satırları önizler; bu aşamada henüz hiçbir kayıt oluşmaz.
- 02/05
Her Excel sütununu bir HukukBis alanına bağlarsınız: müvekkil adı, kimlik veya vergi numarası, esas numarası.
- 03/05
Her satır aktarılmadan önce kontrol edilir. Üçüncü satırdaki numara 10 haneli olduğu için hatalı işaretlenir; TC kimlik numarası 11 haneli olmalıdır.
- 04/05
Düzeltmeyi aktarım ekranında yaparsınız; orijinal Excel dosyanız olduğu gibi kalır. Dört satır da geçerli olur ve Aktar düğmesi açılır.
- 05/05
Aktar'a bastığınızda üç müvekkil ve dört dava kaydı açılır. Aynı müvekkilin iki davası tek müvekkil kaydına bağlanır.
Excel dosyası seçilir
02/11
Sütun eşleme: Excel sütunu hangi alana gider?
Veri aktarımı, Excel veya CSV dosyanızı yüklemenizi ve her sütunu HukukBis'teki bir alanla eşleştirmenizi sağlar. Tipik bir büro tablosunun eşlemesi aşağıdaki gibidir.
Eşlemeyi önce on ila yirmi satırlık bir örnek dosyayla deneyin; sonuçtan memnun kalınca tam dosyayı aktarın. Aktarılan kayıtlar dava yönetimi ve müvekkil takibi modüllerinde hemen kullanılabilir.
Excel sütunu
HukukBis alanı / Not
AMüvekkil adı veya unvanı
Müvekkil adı
Kişi ve şirket ayrımı için tür sütunu ekleyin
BTC veya vergi numarası
Kimlik veya vergi numarası
Hane sayısını aktarmadan önce doğrulayın
CTelefon, e-posta
İletişim bilgileri
Tek bir biçim kullanın
DMahkeme, esas no
Dava: mahkeme ve esas numarası
Esas numarasını yıl ve sıra olarak yazın
EDava türü, durum
Dava türü ve durumu
Durumları kısa ve sabit bir listeye indirin
FKarşı taraf
Dava tarafları
Her tarafı ayrı satırda belirtin
GDuruşma tarihi
Duruşma
Tarih biçimine çevirin
HSüre son günü
Yasal süre
Başlangıç tarihi ve süre türüyle birlikte girin
INotlar
Dava notu
Uzun notları kısaltmadan aktarın
03/11
Excel ile dava takibi nerede sınırına dayanır?
Excel tek bir avukat ve birkaç düzine dosya için çalışır. Büro büyüdükçe aynı tablo, sahibi belirsiz ve son değişikliği kimin yaptığı bilinmeyen bir dosyaya dönüşür. Sorun Excel'in kendisi değildir; dava takibinin gerektirdiği üç şeyi, yani süre uyarısını, yetkiyi ve dosya bağlamını bir hücreye sığdıramazsınız.
Aşağıda altı yaygın sınırı ve yazılımdaki karşılığını yan yana görürsünüz.
Önce: Excel ve klasör
- Aynı dosyayı iki kişi açar; son kaydeden diğerinin değişikliğini ezer.
- Herkes her satırı görür; stajyer de ortak da aynı tabloyu açar.
- Duruşma ve süre tarihleri hücrede durur; kimse hatırlatmaz.
- Müvekkil, dava ve belge farklı dosyalardadır; ilişkiyi elle kurarsınız.
- Arama yalnız açık dosyada çalışır; geçmiş yılların dosyaları klasörlerde kaybolur.
- Tablo e-postayla dolaşır; kaç kopyası olduğu ve kimde durduğu bilinmez.
Sonra: HukukBis
- Kayıtlar tek veri tabanında tutulur; herkes aynı güncel kaydı görür.
- Roller ve izinler kimin neyi göreceğini belirler.
- Yasal süreler dava kaydına bağlıdır; ajanda ve bildirimler hatırlatır.
- Müvekkil, dava ve belge birbirine bağlı kayıtlardır.
- Arama tüm kayıtlarda ve izinlerinize göre çalışır.
- Veriye hesapla erişilir; tabloyu kopyalayıp göndermeniz gerekmez.
Kişisel veri açısından da fark vardır: müvekkil bilgisi içeren bir tabloyu e-postayla paylaşmak, veri güvenliği yükümlülüğünü (6698 sayılı Kanun m.12 (yeni sekmede açılır)) yerine getirmeyi zorlaştırır. Yetki ve kayıt düzeni olan bir sistem bu kontrolü kolaylaştırır.
04/11
Hazırlık: neyi taşıyacağınıza karar verin
Geçişin en pahalı hatası her şeyi taşımaya çalışmaktır. Önce hangi dosyaların canlı olduğunu belirleyin: derdest davalar, açık süreler, aktif müvekkiller. Kapanmış dosyalar için ayrı bir arşiv kararı verin.
Bir envanter çıkarın: kaç Excel dosyası var, sahibi kim, hangi sütunlar kullanılıyor, kimler değiştiriyor? Aynı müvekkilin üç farklı yazımla geçtiği dosyalar bu aşamada görünür olur.
Önce: Excel ve klasör
- Dosyalar kişilerin bilgisayarında ve e-postalarda dağınıktır.
- Sütunların anlamını yalnız tabloyu yaratan kişi bilir.
- Hangi tablonun güncel olduğu belirsizdir.
Sonra: HukukBis
- Taşınacak canlı dosyalar listelenmiştir.
- Her sütun için bir hedef alan belirlenmiştir.
- Tek bir tablo, doğru kaynak olarak işaretlenmiştir.
Bu adımda yapın
- Derdest dava sayısını ve açık süre sayısını yazın.
- Kaynak tabloların sahiplerini ve son güncelleme tarihlerini kaydedin.
- Taşınmayacak kapalı dosyaların arşiv yerini belirleyin.
- Geçiş sorumlusunu ve pilot ekibini atayın.
05/11
Veri temizliği: aktarmadan önce düzeltin
Temizlik geçişin en sıkıcı ama en değerli adımıdır. Yanlış veri yeni sisteme taşındığında yalnızca daha düzenli yanlış veri olur. Her sütun için tek bir biçim belirleyin ve düzeltmeyi kaynak tabloda yapın.
Başlıca dikkat noktaları tarih biçimi, esas numarası yazımı (örneğin 2026/42 E.), telefon biçimi, kimlik ve vergi numarası hane sayısı ve müvekkil adlarının tek yazımıdır. Aynı kişi iki farklı yazımla iki satırda duruyorsa aktarmadan önce birleştirin.
Önce: Excel ve klasör
- Tarihler metindir; bazıları gün.ay, bazıları ay/gün yazılmıştır.
- Aynı müvekkil birden fazla yazımla tekrar eder.
- Esas numaraları serbest metindir.
- Boş ve birleştirilmiş hücreler vardır.
Sonra: HukukBis
- Tarihler tek biçimdedir ve takvimde doğru günde görünür.
- Her müvekkil tek kayıttır; davalar o kayda bağlanır.
- Mahkeme ve esas numarası ayrı alanlardadır.
- Her satır tek bir kayıttır.
Bu adımda yapın
- Satır başına bir dava, satır başına bir müvekkil ilkesini uygulayın.
- TC kimlik numarası 11, vergi kimlik numarası 10 haneli olmalıdır; eksik haneli satırları işaretleyin.
- Tarih sütunlarını metinden tarih biçimine çevirin.
- Düzeltmeleri kaynak dosyanın kopyasında yapın ve orijinali saklayın.
06/11
Aktarım sonrası doğrulama: sayılarla kontrol edin
Aktarım bittiğinde "tamamlandı" demek yeterli değildir. Kaynak tabloyla yeni sistemi sayılarla karşılaştırın: aktarılan dava sayısı, müvekkil sayısı, açık süre sayısı ve önümüzdeki otuz günün duruşma sayısı iki tarafta aynı olmalıdır.
Ardından rastgele seçilmiş on dosyayı satır satır kontrol edin. Tarihlerin bir gün kaymasını, müvekkil ile davanın yanlış eşleşmesini ve boş kalan alanları bu kontrol yakalar. Özellikle yasal süre kayıtlarını ve duruşma tarihlerini aktarım günü mutlaka gözle doğrulayın; bu iki alandaki hata en pahalı hatadır.
Önce: Excel ve klasör
- Aktarımın doğru olup olmadığı kimseye göre değişir.
- Hata, ancak bir duruşma kaçırıldığında fark edilir.
Sonra: HukukBis
- Sayılar kaynak tabloyla birebir karşılaştırılmıştır.
- Örnek dosyalar tek tek doğrulanmış, farklar kayda geçmiştir.
Bu adımda yapın
- Aktarımdan önce kaynak tablodaki satır sayılarını bir kenara not edin.
- Açık süreleri ve önümüzdeki otuz günün duruşmalarını liste hâlinde yazdırıp karşılaştırın.
- Farkları kaynakta düzeltip aynı eşlemeyle yeniden aktarın.
- Doğrulamayı yapan kişiyi ve tarihi bir nota yazın.
07/11
Pilot dönem: tek ekip, sınırlı sayıda dosya
Tüm büroyu bir gecede taşımak yerine tek bir ekiple ve yirmi kadar canlı dosyayla iki hafta çalışın. Pilotun amacı, eşleme hatalarını ve ekibin ihtiyaç duyduğu görünümleri küçük bir riskle bulmaktır.
Pilot boyunca Excel'i salt okunur tutun ve her güncellemeyi yalnız yeni sistemde yapın. İki yerde birden güncelleme geçişin en sık başarısızlık nedenidir.
Önce: Excel ve klasör
- Güncelleme iki yerde birden yapılır.
- Hangi kaydın doğru olduğu tartışılır.
Sonra: HukukBis
- Pilot ekip yalnız yeni sistemi günceller.
- Excel salt okunur referanstır; farklar listelenir.
Bu adımda yapın
- Başarı ölçütlerini önceden yazın: tüm açık süreler yeni sistemde mi, duruşma takvimi doğru mu?
- Pilot sonunda eşleme hatalarını düzeltip tam aktarıma geçin.
- Pilot ekipte hem avukat hem asistan bulunsun; farklı rollerin görünümleri denensin.
08/11
Ekip eğitimi: role göre ve kısa
Eğitim bir özellik turu değil, günlük işin yeniden anlatımı olmalıdır. Asistanlara dosya açma, süre ve duruşma girme ve belge yükleme; avukatlara dosya görünümü, ajanda ve bildirimler; ortak ve yöneticilere raporlama ve yetki yönetimi gösterilir.
Roller ve izinler eğitimden önce tanımlanmalıdır. Kişi giriş yaptığında yalnız kendi işine ait ekranları görürse eğitim süresi kısalır. Ekipte yapay zekâyla taslak hazırlanacaksa güvenli kullanım kuralları için yapay zeka ile dilekçe taslağı rehberini eğitim planına ekleyin.
Önce: Excel ve klasör
- Herkes aynı tabloyu kendi alışkanlığıyla kullanır.
- Yeni gelen kişi tabloyu çözmek için eskilerden öğrenir.
Sonra: HukukBis
- Her rol kendi işine uygun ekranlarla başlar.
- Yeni gelen kişi tanımlı rolüyle ilk gün çalışmaya başlar.
Bu adımda yapın
- Her rol için gerçek dosya üzerinden otuz ila kırk beş dakikalık bir oturum planlayın.
- Sık sorulan soruları ortak bir notta toplayın.
- İlk hafta günün sonunda on dakikalık soru-cevap oturumu koyun.
09/11
Excel'i emekliye ayırma ve saklama
Geçiş bittiğinde eski tabloları silmeyin; salt okunur bir arşive alıp erişimi sınırlayın. Avukatlık Kanunu, müvekkilin tevdi ettiği evrakın vekâletin sona ermesinden itibaren üç yıl saklanmasını ister (Avukatlık Kanunu m.39 (yeni sekmede açılır)); dosyaya ait kayıtların saklanmasını bu süreyle birlikte düşünün.
Müvekkil verisi içeren tablolar kişisel veridir. Gerekli süre dolduğunda silme, yok etme veya anonim hâle getirme kararı büronun saklama ve imha politikasına göre verilir (6698 sayılı Kanun m.4 ve m.12 (yeni sekmede açılır)). Avukatlık sırrı da süresizdir (Meslek Kuralları m.37 (yeni sekmede açılır)); bu yüzden arşivi yalnız yetkili kişilerin açabileceği bir yerde tutun.
Bu adımda yapın
- Eski tabloların son hâlini tarih damgalı tek bir arşiv klasörüne alın.
- Arşiv klasörüne erişimi ortaklarla sınırlayın.
- Saklama süresi dolanlar için silme tarihini bir yere yazın.
10/11
İlk 30 günlük plan
Geçişin ilk ayını dört haftaya bölün; her haftanın tek bir hedefi olsun. Haftalık hedefi tamamlamadan bir sonrakine geçmeyin.
- 01/04
Hafta 1: Hazırlık ve temizlik
Envanter, canlı dosya listesi, veri temizliği ve rol tanımları. Excel'e yeni kayıt girişini hafta sonunda durdurun.
- 02/04
Hafta 2: Pilot
Yirmi dosyalık pilot aktarımı, eşleme kontrolü; açık süreler ve duruşmaların doğrulanması.
- 03/04
Hafta 3: Tam aktarım ve eğitim
Düzeltilmiş eşlemeyle tüm canlı dosyaların aktarımı ve role göre eğitim oturumları.
- 04/04
Hafta 4: Tek sistem
Excel salt okunur arşive alınır; süre ve duruşma takipleri yeni sistemden yapılır; ilk geri bildirim toplantısı yapılır.
11/11
Sık sorulan sorular
- 01
Excel'den geçiş ne kadar sürer?
Dosya sayısına ve veri kalitesine bağlıdır. Rehberdeki plan canlı dosyalar için ilk ayı hedefler; süreyi en çok veri temizliği belirler.
- 02
Kapanmış eski dosyaları da taşımalı mıyım?
Zorunlu değildir. Önce derdest davaları, açık süreleri ve aktif müvekkilleri taşıyın. Kapanmış dosyaları salt okunur arşivde saklayın; gerektiğinde sonradan aktarabilirsiniz.
- 03
Excel'de olmayan belgeleri ve notları nasıl eklerim?
Aktarımdan sonra ilgili dava kaydının altına belge yükler ve not eklersiniz. Belgeler dava ve müvekkil kaydına bağlı kalır.
- 04
Aktarılan müvekkil verisi güvende mi?
Kayıtlar şirketinize ait ayrı bir kapsamda tutulur ve rol ve izinlerle korunur. Teknik önlemlerin ayrıntıları güvenlik sayfasında anlatılır.
Resmi kaynaklar
Geçiş ve saklama konusunda anılan mevzuat maddeleri, 6 Ekim 2026'da Mevzuat Bilgi Sistemi ile Türkiye Barolar Birliği kaynaklarından okunmuştur.
İlgili rehberler
- İstinaf ve temyiz süreleri nasıl hesaplanır?Hukuk, ceza ve idari yargıda başvuru süreleri, tebliğle başlangıç, tatile denk gelen son gün ve adli tatil etkisi; üç örnek hesapla.Rehberi okuyun (10 dk)
- Avukatlar için zaman kaydı ve faturalama rehberiÜcret modeli seçimi, 15 dakikalık zaman kaydı, KDV ve belge düzeni, vade, online tahsilat ve tahsilat oranı; hesap örnekleriyle yedi adım.Rehberi okuyun (9 dk)