Başvuru, vekâletle müvekkil olur.

Başvuru çoğu zaman tek bir kanaldan gelmez. Web sitesindeki form, telefon görüşmesi, bir meslektaşın ya da eski müvekkilin yönlendirmesi, mesajlaşma uygulamaları ve kapıdan giren kişi aynı büroda aynı hafta içinde karşınıza çıkar. Süreç tasarımının ilk kuralı şudur: hangi kanaldan gelirse gelsin her başvuru aynı kayda ve aynı alanlara düşer. Kayıt açılmadan yürüyen bir ön görüşme, çıkar çatışması kontrolünün atlanması ve aydınlatma yükümlülüğünün kaçırılması anlamına gelir.

HukukBis'te başvuru kaydı başvuranın adını, e-posta adresini, telefonunu ve konusunu, başvurunun kaynağını (web formu, telefon, referans), durumunu, atanan avukatı ve büronun tanımladığı özel form verilerini tutar. Alanlar bilerek az tutulur: ilk temasta işin esasını değil, kimin, hangi konuda ve nereden geldiğini yakalarsınız. Konu alanına olay ayrıntısı yazmak yerine kısa bir sınıflama (iş hukuku, tahliye, boşanma, ticari alacak gibi) yeterlidir; ayrıntı çatışma kontrolü ve kabul kararından sonra dosyaya girer.

Aciliyet sorusu atlanmamalı. Başvuran, tebliğ edilmiş bir kararın süresinin dolmak üzere olduğunu ilk telefonda söylemeyebilir; sormadığınızda öğrenemezsiniz. Süre varsa önce yasal süre hesaplama aracıyla son günü hesaplayın ve ilk görüşmeyi buna göre öne alın. Görüşme için takvim modülünde avukat, başvuran, görüşme türü (ofiste, online, telefonla) ve uygun slot seçerek randevu verirsiniz.

Kayıt açarken sorulacak asgari alanlar

• Başvuranın adı soyadı ya da unvanı; şirketse yetkili kişi ayrıca.
• İletişim bilgisi: telefon ve e-posta.
• Konu: bir iki cümlelik sınıflama, olay ayrıntısı değil.
• Kaynak: web formu, telefon veya referans; referans ise kimin yönlendirdiği.
• Karşı taraf ve ilgili kişilerin adları; bilinmiyorsa kutuyu boş bırakmak yerine bunu kayda not edin.
• Aciliyet: yaklaşan bir süre, duruşma veya icra işlemi var mı.

Kayıt açıldıktan sonra yapılacak ilk iş, başvurunun büronun çalışma alanına, kapasitesine ve ücret beklentisine uyup uymadığına kısa bir bakıştır. Bu filtre bir ret kararı değildir; amaç, avukatın zamanını gerçekten değerlendirilebilecek başvurulara ayırmaktır. Asistan ya da büro yöneticisi bu aşamayı yürütebilir, ancak kabul veya ret kararını vermez.

Filtrede üç sonuç çıkar. Birincisi, başvuru uygundur ve avukata gider. İkincisi, başvuru bürodan çok açık biçimde uzaktır (örneğin büronun hiç bakmadığı bir uzmanlık alanı); bu durumda kararı yine avukat verir, çünkü reddin gecikmeden bildirilmesi sorumluluğu avukattadır. Üçüncüsü, bilgi eksiktir: kimlik, karşı taraf ya da konu net değildir.

Bilgi eksikliğini kayıtta açık tutun ve başvurana tek bir mesajla tüm eksikleri sorun. Eksikleri parça parça istemek hem başvuranı yorar hem de kaydı belirsiz bırakır. Eksik listesini gönderirken makul bir dönüş süresi belirtin; süre dolduğunda başvuruyu kapatın ve kapanış notunu kayda yazın. Çıkar çatışması araması için en azından başvuranın ve karşı tarafın adı gerekir; bu bilgi olmadan arama yapılamaz ve görüşme ilerlemez.

Başvurana tek mesajla sorulacak eksikler

• Karşı tarafın adı veya unvanı ve varsa ilgili diğer kişiler.
• Elinde bulunan belgeler: sözleşme, ihtarname, tebligat, karar.
• Daha önce başka bir avukata danışılıp danışılmadığı veya devam eden bir dosya olup olmadığı.
• Yaklaşan süre ya da duruşma tarihi.

Çok avukatlı bürolarda en sık görülen kayıp, kimseye ait olmayan başvurudur. Form dolduruluyor, e-posta herkese düşüyor ve herkes bir başkasının ilgilendiğini varsayıyor. Atama bu yüzden ayrı bir adımdır: başvuru yönetici avukat veya alan sorumlusu tarafından bir avukata atanır ve kayıt Atandı durumuna geçer. Atanan avukat randevuyu verir, çatışma aramasını başlatır ve kararın sahibi olur.

Atama kuralını büroda yazılı tutun. Çalışma alanına göre dağıtım, sıraya göre dağıtım veya referansı getenin üstlenmesi gibi yöntemlerden hangisi seçilirse seçilsin, kural herkesin bildiği ve tutarlı olmalıdır. Atama yapılmayan başvuru için bir bekleme sınırı belirleyin; örneğin her iş günü sonunda atanmamış başvurular yöneticiye listelensin.

Başvuruyu kimlerin görebileceği de bu aşamada belirlenir. Başvuran kişi, henüz müvekkil olmasa bile, avukatlık sırrı kapsamında anlattıkları nedeniyle özenle korunmalıdır. Roller ve izinler ile asistanın başvuru kaydını açabilmesini, ancak ayrıntılı notları yalnızca atanan avukatın ve yöneticinin görebilmesini sağlayabilirsiniz. Rol tasarımına ilişkin ayrıntı için hukuk bürosunda rol ve yetki yönetimi rehberine bakın.

Kabulden önce yapılacak en önemli kontrol çıkar çatışması aramasıdır. Kanun, avukatın aynı işte menfaati zıt bir tarafa avukatlık etmiş veya mütalaa vermiş olması hâlinde teklifi reddetmesini zorunlu kılar. Bu zorunluluk yalnızca avukatın kendisini değil, ortaklarını ve yanında çalıştırdığı avukatları da kapsar. Dolayısıyla arama büro genelinde yapılmalıdır; tek tek avukatların hafızasına dayanan kontrol, büro büyüdükçe işlemez.

Aranacak kişiler yalnızca başvuran değildir. Başvuranın kendisi, karşı taraf, karşı tarafın ortakları veya yöneticileri, ilgili şirketler, başvuranın yakını olabilecek ilgili kişiler ve işte adı geçen diğer taraflar aranır. Ad yazımı farklı olabileceği için kimlik veya vergi numarası biliniyorsa onunla da arayın. HukukBis'te çıkar çatışması kontrolü ad veya kimlik numarasıyla büro genelindeki müvekkilleri, davaları ve geçmiş başvuruları tarar; sonuç, aramayı yapan kullanıcı ve zaman damgasıyla kayda yazılır.

Arama sonucu temiz çıksa da kayıt tutulur. İleride bir çatışma iddiası ortaya çıkarsa, kontrolün ne zaman, kim tarafından ve hangi adlarla yapıldığı büronun en iyi savunmasıdır. Sonuç eşleşme içeriyorsa karar tek başına asistanda kalmaz; atanan avukat eşleşmeyi inceler, gerekirse ortaklarla görüşür. Arama yöntemleri, kısmi eşleşmelerin değerlendirilmesi ve örnek senaryolar için çıkar çatışması kontrolü rehberine bakın; bu bölüm yalnızca kabul sürecindeki yerini gösterir.

Aramaya girecek adlar

• Başvuran ve temsil ettiği şirket veya kurum.
• Karşı taraf, onun ortakları ve yöneticileri.
• İşte adı geçen diğer taraflar: kefil, kiracı, sigortacı, ortak girişim gibi.
• Önceki avukat veya bilirkişi gibi dosyaya temas etmiş kişiler.
• Kimlik veya vergi numarası biliniyorsa her biri için ayrıca.

Avukat kendisine teklif edilen işi sebep göstermeden reddedebilir; ancak reddi iş sahibine gecikmeden bildirmek zorundadır. Kanundaki bu iki cümle pratikte iki ayrı kural doğurur: ret için gerekçe yazmak zorunda değilsiniz, fakat sessiz kalmak da bir ret yöntemi sayılmaz. Başvuran, işinin üstlenilmediğini öğrenmediği sürece süresine ve haklarına ilişkin kendi önlemini alamaz.

Bazı hâllerde ret bir tercih değil zorunluluktur. Kanun şu hâllerde teklifi reddetmenizi zorunlu kılar: teklifi yolsuz veya haksız görmeniz ya da sonradan haksız olduğu kanaatine varmanız (a), aynı işte menfaati zıt bir tarafa avukatlık etmiş veya mütalaa vermiş olmanız (b), önceden hâkim, hakem, savcı, bilirkişi veya memur olarak o işte görev yapmış olmanız (c), kendi düzenlediğiniz bir senet veya sözleşmenin hükümsüzlüğünü ileri sürmek durumunda kalmanız (d) ve işin baronun belirlediği mesleki dayanışma ve düzen gereklerine uygun olmaması (f). Bu bentlerden birine giriyorsa gerekçeyi yazıp yazmamak takdirinizdedir, ancak işi üstlenemezsiniz.

Ret yazısı kısa, nazik ve sonuç odaklı olmalıdır. İşin esası hakkında görüş bildirmeyin; aksi hâlde istemeden mütalaa vermiş olabilir ve ileride karşı taraf adına çalışmanıza engel çıkarabilirsiniz. Süre konusunda yalnızca genel bir hatırlatma yapın: başvuranın bir süresi olabileceğini, başka bir avukata hızla başvurmasının yararlı olacağını belirtin. Yazıyı e-posta ile gönderiyorsanız gönderim tarihini kayda işleyin; reddin zamanında bildirildiğini ispat etmek isteyeceğiniz an, bir uyuşmazlık çıktığı andır.

Ret yazısında bulunacaklar

• Başvurunun alındığı tarih ve işin kısa adı.
• İşin üstlenilemeyeceği bilgisi; gerekçe isteğe bağlıdır.
• Hak ve süre kaybı olmaması için başka bir avukata gecikmeden başvurma önerisi.
• İşin esasına ilişkin hiçbir değerlendirme veya görüş içermemesi.
• Gönderim tarihinin başvuru kaydına işlenmesi.

Kabul kararından sonra iki belge hazırlanır: avukatlık ücret sözleşmesi ve vekâletname. Kanun avukatlık sözleşmesinin serbestçe düzenlenmesine izin verir; ancak yazılı olmayan anlaşmalar genel hükümlere göre ispatlanır. Yani sözlü anlaşma geçersiz değildir, fakat uyuşmazlıkta ücretin ve işin kapsamının ne olduğunu kanıtlama yükü ağırlaşır. Pratik sonuç açıktır: yazılı sözleşme yapın ve kapsamı net yazın.

Ücret, hukuki yardımın karşılığıdır. Sabit tutar, zamana dayalı ücret veya dava değerine bağlı yüzde olarak belirlenebilir. Yüzde belirlenecekse üst sınır vardır: dava veya hükmolunacak şeyin değerinin yüzde yirmibeşini aşamaz. Ayrıca avukatlık asgari ücret tarifesinin altında vekâlet ücreti kararlaştırılamaz; bu nedenle sözleşmedeki rakam tarifenin altına düşmemelidir. Güncel tarife tutarlarını her yıl yeniden kontrol edin ve sözleşme şablonunuzu buna göre güncelleyin.

Sözleşmenin kapsamı, ücret kadar önemlidir. Hangi dava veya aşamanın (örneğin yalnızca ilk derece, istinaf ayrı) dâhil olduğunu, masrafların (harç, tebligat, bilirkişi, yol) kim tarafından ve ne zaman ödeneceğini, sözleşmenin nasıl sona erdirileceğini yazın. Fatura ve tahsilat düzenine faturalama tarafında devam edersiniz; zaman kaydıyla çalışan bürolar için zaman kaydı ve faturalama rehberi ayrı bir akış anlatır.

Vekâletname, ücret sözleşmesinden ayrı bir belgedir ve avukata müvekkili adına işlem yapma yetkisi verir. Şekli ve kapsamı işin türüne göre değişir; özel yetki gerektiren işlemler vekâletnamede ayrıca belirtilmelidir. Kullanacağınız vekâletname biçimini ve kapsamını yargılama ve icra usulüne ilişkin güncel mevzuattan ve bağlı olduğunuz baronun uygulamasından teyit edin. Düzenlenen belgeyi dosyaya belge yönetimi içinde Vekâletname kategorisiyle bağlayın.

Sözleşme ve vekâlet kontrol listesi

• Taraflar, kimlik ve vergi bilgileri; şirketse yetkili temsilci ve yetki belgesi.
• İşin tanımı ve kapsamı; dâhil olan ve olmayan aşamalar.
• Ücretin türü ve tutarı; yüzde varsa dava değerinin yüzde yirmibeşini aşmadığı ve tarifenin altına düşmediği kontrol edilmiş olmalı.
• Masrafların kimde olduğu, avans düzeni ve ödeme tarihleri.
• Sonuç ücreti, uzlaşma veya feragat hâllerinde ücretin nasıl işleyeceği.
• Sözleşmenin sona erme ve istifa koşulları.
• Vekâletnamenin kapsamı ve özel yetki gereken işlemler.
• İmza tarihi ve iki tarafa da imzalı nüsha.

Sözleşme ve vekâlet imzalandığında başvuran artık müvekkildir. Bu geçiş kayıtta bilinçli bir işlemdir: başvuru kaydı, kimlik doğrulamasıyla birlikte müvekkil kartına dönüştürülür. Başvuru geçmişi, çıkar çatışması kontrolünün sonucu ve görüşme notları yeni karta bağlanır; kayıt Dönüştürüldü durumuna geçer. Aynı bilgiyi baştan yazmak hem emek kaybıdır hem de çatışma kontrolü izini koparır.

Kimlik doğrulaması bu adımın çekirdeğidir. Gerçek kişide kimlik belgesindeki ad, soyad ve numara ile kayıttaki bilgiler karşılaştırılır; tüzel kişide unvan, vergi numarası ve imza yetkisini gösteren belgeler alınır. Başvuru formundaki bilgi başvuranın beyanıdır; müvekkil kartındaki bilgi ise doğrulanmış olmalıdır. İsim yazımı, soyadı değişikliği ve vekil aracılığıyla gelen başvurular en sık hata kaynaklarıdır.

Dönüştürme sonrasında müvekkil kartı, bürodaki tüm dosyaların ve iletişimin ortak noktasıdır. Aynı müvekkilin sonraki başvuruları yeni bir kart açılmadan bu kartın altına bağlanır. Başvurusu kabul edilmeyen kişiler ise dönüştürülmez; kayıtları ret kararı ve tarihiyle geçmişte kalır ve ileride aynı kişi tekrar başvurduğunda çatışma aramasının ilk bakacağı yer olur.

Müvekkil kartından ilk dosyayı açarsınız. Dava yönetimi modülünde dosya, mahkeme ve esas bilgisi, taraflar, ilgili avukat ve işin türüyle kurulur; danışmanlık ya da sözleşme hazırlama gibi dava dışı işler için de aynı mantıkla dosya açılır. Dosyanın açıldığı an, işin fiilen başladığı andır ve süre takibi de o andan itibaren dosyaya bağlanmalıdır.

İlk dosyada üç şeyi hemen kurun. Birincisi, sözleşme, vekâletname ve kimlik belgeleri gibi açılış belgelerinin dosyaya yüklenmesi. İkincisi, bilinen tüm süreler ve duruşmaların dosyaya ve takvime işlenmesi; hesaplamayı hafta sonu ve resmî tatilleri gözeten yasal süre hesaplama aracıyla yapabilirsiniz. Üçüncüsü, ilk görevlerin atanması: harç, avans ve dilekçe hazırlığı gibi işler dosyaya bağlı görev olarak tanımlanır.

UYAP üzerinden yürüyen bir işse dosyanın UYAP entegrasyonu ile eşleştirilmesi de bu aşamada yapılır; böylece dava ve duruşma bilgileri HukukBis dosyasıyla eşleşir, e-tebligat kayıtları teslim tarihiyle birlikte dosyada görünür.

Başvuru formunu dolduran kişi, kişisel verilerini sizinle paylaşan bir ilgili kişidir ve büro bu verilerin sorumlusudur. Kanun, verilerin elde edildiği sırada ilgili kişiye veri sorumlusunun kimliğini, verilerin işlenme amacını, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceğini, toplanma yöntemini ve hukuki sebebini ve ilgili kişinin haklarını bildirmeyi zorunlu kılar. Başvuru formu bu bildirimin doğal yeridir: form gönderilmeden önce aydınlatma metni görünür olmalıdır. Telefonla gelen başvuruda aynı bilgi sözlü olarak verilir ve verildiği kayda işlenir.

Aydınlatma ile işleme şartı farklı kavramlardır. Aydınlatma her durumda yapılır; verinin işlenmesi ise yalnızca açık rızaya dayanmak zorunda değildir. Kanunda sayılan diğer şartlar arasında sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olma, hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olma ve meşru menfaat vardır. Hangi şartın başvuru ve ön görüşme süreçleriniz için geçerli olduğunu bürodaki KVKK sorumlusuyla veya hukuk danışmanınızla birlikte belirleyin; ayrıntılı uyum çerçevesi için hukuk bürosu KVKK uyum rehberine bakın.

Veri güvenliği, veri sorumlusunun teknik ve idari tedbir alma yükümlülüğüdür. Başvuru aşamasında bunun karşılığı şudur: kayda yalnızca gerekli alanlar girilir, ayrıntılı notlara erişim atanan avukat ve yönetici ile sınırlanır, belgeler büro dışı kanallarla (kişisel e-posta, mesajlaşma grupları) dolaşmaz ve erişimler işlem kaydıyla izlenir. Sağlık veya sabıka gibi özel nitelikli verileri başvuru formunda gereksiz yere toplamayın; gerekiyorsa kabulden sonra, dosya kapsamında alın. Güvenlik tedbirlerinin ürün tarafı için güvenlik sayfasına bakabilirsiniz.

Avukatlık sırrı da başvuru aşamasından başlar. Kanun, avukata tevdi edilen veya avukatlık görevi dolayısıyla öğrendiği hususları açığa vurmayı yasaklar; kural, işin sonradan kabul edilip edilmediğine bağlanmış değildir. Reddettiğiniz başvurunun içeriğini de başka bir başvuranla, meslektaşlarınızla veya sosyal ortamda paylaşmayın. Başvurusu reddedilen kişilerin kayıtları için büronun bir saklama süresi olmalıdır: veriler işlendikleri amaç için gereken süre kadar muhafaza edilir; bu süreyi büronuz yazılı bir politikayla belirlemeli, süre dolunca verileri silmeli veya anonim hâle getirmelidir.

Kayıt düzeni için günlük kurallar

• Başvuru formunda aydınlatma metni gönderimden önce görünür.
• Telefon başvurusunda aydınlatmanın sözlü yapıldığı kayda not edilir.
• Ayrıntılı notlara yalnızca atanan avukat ve yönetici erişir.
• Reddedilen başvurunun kaydı, ret tarihi ve bildirim tarihiyle saklanır.
• Saklama süresi dolan başvuru kayıtları politika gereği silinir veya anonimleştirilir.